KEPALA TATA USAHA / KEPALA ADMINISTRASI

Nama Jabatan         : Kepala Tata Usaha (KTU) / Kepala Administrasi (Kasie)

Golongan               : H s/d F

Departemen/Divisi  : Engineering/Operations

Lokasi Kerja           : Pabrik

Atasan Langsung    : Factory Manager

Rekan Sederajat      : Asisten, Asisten Kepala.

Bawahan langsung  : Kerani  Pembukuan, Kasir,  Adm.  Gudang, Kerani Personalia, Kasie.

Hubungan Kerja      : (selain dengan atasan langsung)

Kedalam (Intern & Antar Dept) : Antar Departemen

Keluar: Muspika, Bank, Supplier.

URAIAN JABATAN

  1. U m u m

Mengelola semua kegiatan administrasi dan keuangan dalam lingkungan pabrik untuk mendapatkan data yang benar dan akurat sehingga menghasilkan laporan dan informasi yang tepat waktu, relevan dan konsisten sebagai alat pengendalian, pengamanan aset dan sumber daya serta pengambilan keputusan.

  1. Tugas-tugas Pokok

Perencanaan

Merencanakan persiapan kegiatan pekerjaannya sedemikian rupa sehingga penerimaan data, laporan dan informasi dari seluruh bagian terkordinasi dengan baik dan cepat untuk menghasilkan laporan yang tepat waktu dan relevan.

Koordinasi

  1. Koordinasi dengan Askep dan Asisten dalam administrasi dan rencana penyusunan anggaran tahunan pabrik.
  2. Koordinasi dengan departemen terkait lainnya untuk logistik dan dana.

Pelaksanaan.

  1. Melaksanakan semua sistem dan prosedur administra­si keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di lingkungan perusahaan.
  2. Melaksanakan  pemeriksaan rutin ke kantor gudang, bengkel, kamar mesin dan laboratorium, untuk memastikan bahwa pencatatan dan pelaporan data serta informasi mengenai produksi, tenaga kerja, persediaan dan pemakaiaan bahan dan alat-alat, semua surat/dokumen dan bukti transaksi telah diadministrasikan dengan baik dan benar sesuai prosedur yang berlaku.
  3. Menyusun dan menyiapkan laporan bulanan yang mencakup :

–        Laporan Permintaan Dana Operasional.

–        Laporan Pertanggungjawaban Dana.

–        Laporan Outstanding PP/PO.

–        Laporan Rekonsiliasi Bank.

–        Laporan Rekening Koran antar Kebun/Pabrik.

–        Laporan Keuangan dan Management.

Pengawasan

  1. Mengawasi penerimaan dan pengeluaran uang, barang dan aktiva lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam rangka kegiatan perusahaan.
  2. Mengawasi agar semua laporan harian, berkala dan insidentil telah disusun sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan disampaikan sesuai jangka waktu yang telah ditetapkan.
  3. Mengawasi semua data dan informasi yang diperoleh dan telah dicatat dengan cara yang benar dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Penyampaian

  1. Menyampaikan kepada Factory Manager hal-hal atau peker­jaan yang diperkirakan akan mengakibatkan biaya melebihi anggaran.
  2. Menyampaikan hasil evaluasi prestasi bawahan kepada atasan.

Menerima

  1. Menerima dan menyampaikan berita via Ratel/SSB dari dan kepada yang berkepentingan.
  2. Menerima laporan Produksi dari asisten laboratorium.
  3. Menerima laporan bulanan Maintenance dari Asisten Maintenance (Mechanical & Electrical) mengenai kondisi dan pemakaian mesin-mesin utama Pabrik dan mesin pendukung Pabrik.
  4. Menerima Rencana Kerja Bulanan dari seluruh Asisten Pabrik.
  5. Menerima barang-barang yang dikirim oleh Kantor Perwakilan, Supplier, Kebun dan Pabrik lainnya.
  6. Uang (dana remise) dari Bank.
  7. Menerima instruksi dan ketetapan dari Factory Manager yang berhubungan dengan pekerjaan administrasi.

Mengusulkan

  1. Mengusulkan perbaikan/penyempurnaan prosedur administrasi.
  2. Mengusulkan pelatihan, pengembangan, mutasi, promosi dan jumlah kompensasi seluruh bawahannya.
  3. Mengusulkan penjualan/penghapusan atas aktiva perusahaan yang tidak bermanfaat lagi/kadaluwarsa.

Evaluasi

  1. Mengevaluasi atas segala dokumen Pabrik sebelum ditandatangani oleh Factory Manager.
  2. Mengevaluasi semua kebenaran dan kewajaran data, informasi dan laporan yang diterima.

Menandatangani

  1. Menandatangani surat pengantar/pengiriman barang.
  2. Menandatangani cek dan giro bersama penerima kuasa lainnya.
  3. Menandatangani Surat Perintah Kerja Lembur karyawan bawahannya.
  4. Menandatangani Surat Pengantar CPO/Kernel serta surat izin masuk/keluar Pabrik bilamana ada otorisasi dari Manager Pabrik.
  1. Tanggung Jawab
  1. Bertanggungjawab atas ketetapan dan keakuratan pelaporan yang dibuatnya.
  2. Bertanggungjawab atas pelaksanaan segala sistem dan prosedur yang berlaku.
  1. Wewenang

Memutuskan Sendiri

  1. Menegur dan mengeluarkan Surat Peringatan kepada bawahannya.
  2. Mengatur kegiatan harian mess dan penempatan tamu di mess.
  3. Mengelola belanja dan kebutuhan harian untuk mess.
  4. Menyetujui/menolak biaya pertanggungjawaban perjalanan dinas bawahan.

Persetujuan Atasan

  1. Menetapkan penerimaan, promosi dan mutasi bawahannya.
  2. Melakukan pembelian lokal
  1. Hubungan Antar Departemen

Membina kerjasama yang baik dengan HRD, Kebun, Transportir, Commercial, Accounting, Budget, Perwakilan, Riset, CCD dan D&L.

  1. Kriteria Keberhasilan

Kebenaran, kewajaran dan ketetapan jadwal pelaporan.

Satu Tanggapan

  1. good job

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: